Interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Hinweisgebende Personen sind natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und einer Meldestelle melden. Neben Beschäftigten (auch ehemalige sowie künftige) gehören dazu etwa Praktikanten, Dienstleister, Geschäftspartner und Lieferanten. Voraussetzung ist, dass die hinweisgebende Person im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis von der Rechtsverletzung erlangt hat. Informationen über privates Fehlverhalten fallen nicht unter das Hinweisgeberschutzgesetz.

Nicht jede Verletzung von Rechtsvorschriften ist vom Hinweisgeberschutzgesetz umfasst. Der sachliche Anwendungsbereich wird in § 2 HinSchG geregelt. Danach sind hinweisgebende Personen bei der Meldung von jeglichen Verstößen geschützt, die unter Strafe stehen. Auch bußgeldbewehrte Vorschriften sind umfasst, allerdings nur dann, wenn die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Hierunter fallen vor allem Vorschriften, die dem Arbeits- oder Gesundheitsschutz dienen, aber auch z.B. das Mindestlohngesetz. Darüber hinaus erstreckt sich der sachliche Anwendungsbereich auf sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der EU und der Europäischen Atomgemeinschaft.

Eine Meldung sollte nur dann erfolgen, wenn es Grund zu der Annahme gibt oder positive Kenntnis davon besteht, dass entsprechende Verstöße erfolgt sind oder voraussichtlich erfolgen werden. Auch die Information über erfolgte oder bevorstehende Versuche zur Verschleierung solcher Verstöße ist möglich. Die interne Meldestelle steht nicht für allgemeine Beschwerden oder Produkt- und Gewährleistungsanfragen zur Verfügung.

Schutz genießen nur gutgläubige Personen. Von der hinweisgebenden Person sollen nur solche Hinweise abgegeben werden, bei denen sie im guten Glauben ist, dass die von ihr mitgeteilten Informationen zutreffen. Die hinweisgebende Person ist nicht in gutem Glauben, wenn ihr bekannt ist, dass eine gemeldete Tatsache unwahr ist. Bei Zweifeln sind entsprechende Sachverhalte nicht als Tatsache, sondern als Vermutung, Wertung oder als Aussage anderer Personen darzustellen. 

Jede hinweisgebende Person, die in gutem Glauben auf potentielle Verstöße hinweist, wird vor Repressalien geschützt. Dies gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. Jede nachteilige Maßnahme zu Lasten des Hinweisgebers im Zusammenhang mit seiner Meldung ist verboten. Repressalien sind direkte oder indirekte Handlungen oder Unterlassungen in einem beruflichen Kontext, die durch eine interne oder externe Meldung oder eine Offenlegung ausgelöst werden und durch die dem Hinweisgeber ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann. 

Nicht geschützt wird die vorsätzliche oder grob fahrlässige Meldung unrichtiger Informationen über Verstöße. Meldungen, die Informationen enthalten, die Sicherheitsinteressen berühren oder Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten verletzten, fallen ebenfalls nicht unter den Schutz des Gesetzes, vgl. § 5 HinSchG. 

Eine hinweisgebende Person kann strafrechtlich zur Verantwortung gezogen und auch zur Wiedergutmachung eines Schadens verpflichtet werden, wenn sie wider besseres Wissen unwahre Tatsachen über andere Personen behauptet.

Hinweisgebenden Personen steht im Fall von Repressalien Schadenersatz zu. Dies gilt unter der Voraussetzung, dass die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass

• die gemeldeten Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprachen,
• diese Informationen in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fielen (Gutgläubigkeit) und
• ihre Meldung unter Nutzung der vorgegebenen internen oder externen Meldekanäle abgegeben wurde.

Es gilt die Beweislastumkehr. Die Organisation muss beispielsweise beweisen, dass eine Kündigung nicht im Zusammenhang mit dem Hinweis erfolgte. 

Die hinweisgebende Person darf für die Beschaffung von oder den Zugriff auf Informationen ihrer Meldung nicht rechtlich verantwortlich gemacht werden, soweit die Beschaffung bzw. der Zugriff keine Straftat darstellen. Wenn die hinweisgebende Person Grund zu der Annahme hatte, dass die Weitergabe bestimmter Informationen im Rahmen ihrer Meldung erforderlich war, verletzt sie keine Offenlegungsbeschränkungen.

Die interne Meldestelle hat die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:

• der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
• der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, d. h. alle Personen, die durch eine Meldung belastet werden, und
• der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

Die Identität dieser Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind (also der internen Meldestelle), sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.

Sämtliche Hinweise sowie der Inhalt einschließlich der Informationen zur hinweisgebenden Person selbst sowie in der Meldung genannter Dritter werden vertraulich behandelt. Die im Rahmen des Hinweisverfahrens mit den Informationen umgehenden Personen wurden entweder ausdrücklich auf die Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung (Berufsgeheimnis). 

Somit wird die Identität der hinweisgebenden Person, die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und die Identität der sonstigen Personen, die in der Meldung genannt werden, keinen anderen Personen gegenüber offengelegt als denjenigen, die für die Entgegennahme von Hinweisen bzw. für die Durchführung etwaiger Folgemaßnahmen zuständig sind.

Abweichend hiervon dürfen Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, aufgrund der nachfolgend genannten Umstände weitergegeben werden:

• in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden,
• aufgrund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
• aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.

In solchen Fällen wird die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe informiert. Sofern die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Verwaltungsbehörde oder das Gericht der jeweiligen Meldestelle mitgeteilt hat, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden, ist von der Information jedoch abzusehen.

Zusätzlich dürfen Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, weitergegeben werden, sofern folgendes zutrifft:

• bei Erforderlichkeit von Folgemaßnahmen,
• bei Einwilligung der hinweisgebenden Person.

Informationen über die Identität von Person, die Gegenstand einer Meldung sind und die Identität von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen unter folgenden Voraussetzungen weitergeben werden:

• bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung,
• von der internen Meldestelle, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen erforderlich ist,
• sofern dies für das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist,
• in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden,
• aufgrund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
• aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.

Die im Rahmen einer Meldung mitgeteilten und im weiteren Verlauf des Verfahrens erhobenen personenbezogenen Daten werden gemäß den einschlägigen Datenschutzgesetzen verarbeitet. Wir haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um den Schutz personenbezogener Daten während und nach Abschluss des Verfahrens sicherzustellen. Die Löschung der während des Verfahrens erstellten Dokumentation erfolgt drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens. Sie wird gegebenenfalls länger aufbewahrt, um Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Die Bearbeitung von Meldungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz hat folgenden Verfahrensablauf: 

• Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung innerhalb von sieben Tagen.
   
• Die interne Meldestelle prüft den Sachverhalt unverzüglich auf Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen, sowie das Vorliegen eines meldefähigen Verstoßes und spricht eine Empfehlung für das weitere Vorgehen sowie gegebenenfalls zu ergreifende Folgemaßnahmen aus. Die Einleitung von erforderlichen und zumutbaren Folgemaßnahmen (z.B. interne Untersuchungen, Verweis der hinweisgebenden Person an die zuständigen Stellen, Maßnahmen zur Einziehung von Betriebsmitteln, Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen oder den Abschluss des Verfahrens) erfolgt durch die Organisation. Bei Bedarf ersucht die interne Meldestelle die hinweisgebende Person um weitere Informationen.
   
• Ist eine Meldung offensichtlich unbegründet, wurde sie offensichtlich ausschließlich aus denunziatorischen Motiven abgegeben, handelt es sich um einen Bagatellfall oder liegen keine ausreichenden Beweise vor, ist keine weitere Untersuchung veranlasst; es bestehen lediglich Dokumentationspflichten.
   
• Die interne Meldestelle verfasst zu jeder Meldung einen Bericht in Textform an die Geschäftsführung über den Verstoß, das Ergebnis der Prüfung und die empfohlene Maßnahme einschließlich der hierfür erforderlichen Schritte und des Zeitplans in Reaktion auf das Ergebnis. Sofern die Geschäftsführung von der Empfehlung abweicht, ist dies dokumentiert zu begründen. Liegen folgende Voraussetzungen vor, ist die interne Meldestelle verpflichtet, die Geschäftsführung innerhalb von 24 Stunden seit Kenntnisnahme zu informieren: Unmittelbare Gefahr für Leben, Körper und Gesundheit von Menschen.
   
• Spätestens drei Monate nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung gibt die interne Stelle der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung über geplante sowie bereits ergriffene Maßnahmen sowie die Gründe für diese. Die Pflicht zur Rückmeldung gilt auch dann, wenn bei längeren Untersuchungen nach Ablauf von drei Monaten noch kein Ergebnis der Prüfung vorliegt. In dem Fall beschränkt sich die Rückmeldung auf eine Information über den aktuellen Stand der Ermittlungen. Die Rückmeldung an den Hinweisgeber darf nur erfolgen, wenn interne Nachforschungen oder Ermittlungen hierdurch nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind bzw. die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden. Hinweisgebende Personen erhalten in aller Regel keine Rückmeldung zu Sanktionen (insbesondere arbeitsrechtlichen Maßnahmen), die gegenüber Personen ergriffen wurden. Somit bedarf es immer einer Bewertung im Einzelfall, welche Informationen der hinweisgebenden Person im Zuge der Rückmeldung mitgeteilt werden können. Bei anonymen Meldungen kann nur bei einer Meldung im Online-Meldekanal eine Rückmeldung gewährleistet werden.