Eine erste Orientierung
Nachdem am 1. Juli 2020 die neue Weiterbildungsordnung (WBO 2020) in Hessen in Kraft getreten ist, steht nun ab dem 1. Januar 2021 auch in Hessen das eLogbuch zur Verfügung, um die Dokumentation der Weiterbildung auf einer modernen, elektronischen Plattform zu ermöglichen.
Woher kommt das eLogbuch?
Im Zuge der in den vergangenen Jahren stattgefundenen Novellierung der Musterweiterbildungsordnung wurde neben der Kompetenzorientierung auch eine neue Form der Dokumentation der Weiterbildung in die Weiterbildungsordnung aufgenommen und bundesweit einheitlich geregelt. Der zentrale Baustein dieser Dokumentation ist das eLogbuch, das in den vergangenen drei Jahren von der Firma Steadforce im Auftrag der Bundesärztekammer entwickelt wurde.
Das eLogbuch ist eine Webanwendung und stellt eine zentrale, elektronische Dokumentationsplattform für alle Ärztinnen und Ärzte in Deutschland dar. Sie lässt sich über die Internetadresse https://elogbuch.bundesaerztekammer.de ansprechen und kann nach Anmeldung verwendet werden.
Die Plattform lässt sich mit allen modernen Browsern bedienen und auch auf Smartphones problemlos aufrufen.
Ziel dieses Artikels ist es, die grundlegende Funktionsweise des eLogbuchs zu erklären und die Rolle der Ärztin/des Arztes in Weiterbildung und der/des Befugten darzulegen.* Insbesondere ist dies wichtig, weil das eLogbuch in der neuen Weiterbildungsordnung in Hessen verpflichtend für die Dokumentation der Weiterbildung festgeschrieben ist. Detailfragen würden den Umfang dieses Artikels sprengen. Dazu verweisen wir auf die Webseite der Landesärztekammer Hessen unter https://www.laekh.de/elogbuch sowie auf die FAQs der Bundesärztekammer https://www.bundesaerztekammer.de/themen/aerzte/aus-fort-und-weiterbildung/weiterbildung/elogbuch/faq
Im Folgenden wird anstelle des Begriffes eLogbuch-Anwendung meist nur noch der Begriff eLogbuch verwendet. Davon zu unterscheiden ist der Begriff Logbuch, der ein Element innerhalb der eLogbuch-Anwendung beschreibt. Im Glossar am Ende des Artikels sind einige wichtige Begriffe rund um das eLogbuch erläutert.
eLogbuch – Funktionsweise
Die grundlegende Funktionsweise des eLogbuchs ist wie folgt:
Zunächst müssen sich der Arzt in Weiterbildung sowie sein Befugter für ein Benutzerkonto am eLogbuch registrieren. Dieser Schritt wird später noch ausführlich erläutert. Im zweiten Schritt meldet sich der Arzt in Weiterbildung am eLogbuch an und erstellt dort ein Logbuch für seine Facharztbezeichnung, seine Schwerpunktweiterbildung oder seine Zusatzweiterbildung, fügt seine Weiterbildungsabschnitte ein und ordnet seine Befugten zu.
Nachdem diese vorbereitenden Schritte erledigt sind, kann nun in dem Logbuch die Weiterbildung in den verschiedenen Kompetenzstufen dokumentiert werden. Das Logbuch ist eine genaue Abbildung der Inhalte der Weiterbildungsordnung. Die Dokumentation ist Aufgabe des Arztes in Weiterbildung.
In jedem Logbuch sind gemäß der neuen Weiterbildungsordnung alle dort angegebenen und zu vermittelnden Kompetenzen mit zwei zu bestätigenden Stufen aufgeführt. Dies ist in Abb. 1 zu sehen, die einen Ausschnitt eines Logbuches zeigt. Die Systematik ist wie folgt:
Kognitive und Methodenkompetenz (Kenntnisse):
- Erste Kompetenzstufe: „benennen und beschreiben“ (1. Stufe)
- Zweite Kompetenzstufe: „systematisch einordnen und erklären“ (2. Stufe)
Handlungskompetenz (Erfahrungen und Fertigkeiten):
- Erste Kompetenzstufe: „unter Anleitung durchführen“ (1. Stufe)
- Zweite Kompetenzstufe: „selbstverantwortlich durchführen“ (2. Stufe)
Abb. 1: eLogbuch - Selbsteinschätzung eines Arztes in Weiterbildung
Wie Abb. 1 zeigt, kann bei einigen Kompetenzen entsprechend der neuen Weiterbildungsordnung zusätzlich auch eine Richtzahl für Eingriffe nachweispflichtig sein. Dafür ist ebenfalls eine Spalte im Logbuch vorgesehen.
► Zunächst nimmt der Arzt in Weiterbildung eine Selbsteinschätzung seiner erlangten Kompetenzen vor. Er wählt eine der beiden Stufen aus (wobei die Auswahl der zweiten Stufe die erste automatisch beinhaltet) und kann dies optional auch kommentieren. Durch einen Klick auf den Haken rechts unten im Bild wird die Bewertungsanfrage gespeichert.
Diese Selbsteinschätzungen heißen in der eLogbuch-Anwendung „Bewertungsanfragen“. Um aus dem Logbuch eine verbindliche Dokumentation zu machen, ist der letzte wichtige Schritt nun eine Bewertung und Bestätigung dieser angefragten Kompetenzen durch den vermittelnden Befugten. Die durch den Arzt in Weiterbildung gestellte Bewertungsanfrage muss vom Befugten beantwortet werden. Dies erfolgt über folgenden Weg:
► Hat der Arzt in Weiterbildung seine Bewertungsanfragen fertiggestellt, schließt er innerhalb des eLogbuchs sein Logbuch und gibt es über eine leicht zu findende Funktion dem Befugten frei. Diese sogenannte „Freigabe“ kann mit einer E-Mail-Nachricht an den Befugten verknüpft werden, um diesen über eine vorliegende Freigabe zu informieren.
► Freigabe bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Befugte nun das Logbuch des Arztes in Weiterbildung einsehen und bearbeiten kann. Dazu muss sich der Befugte mit seinem im ersten Schritt erstellten Benutzerkonto anmelden. Er sieht dann sofort das freigegebene Logbuch und kann es öffnen. Er wird durch links angeordnete farbliche Markierungen auf die Stellen hingewiesen, an denen er gebeten wurde, Kompetenzen zu bestätigen, und kann dies nun vornehmen, siehe Abb. 2.
Abb. 2: eLogbuch - Bewertung der Anfrage durch den Befugten
Der Begriff für die Kompetenzbestätigung heißt im eLogbuch „Bewertung“. Die Bewertung kann auch negativ ausfallen. Das bedeutet zum Beispiel, dass der Befugte nur die erste Stufe bestätigen kann oder gar keine, auch wenn der Arzt in Weiterbildung die zweite Stufe einer Kompetenz angefragt hat.
In Abb. 2 sieht man die Bewertungsanfrage des Arztes in Weiterbildung als Textzeile, sowie links farblich hellblau markiert den Hinweis, dass an dieser Stelle noch eine unbestätigte Bewertungsanfrage vorliegt. Über die Schaltfläche „Bewertung hinzufügen“ kann der Befugte nun die Kompetenzbewertung vornehmen und abschließen, gegebenenfalls auch mit einer Kommentierung. Nachdem diese Bewertung vorgenommen wurde, gibt der Befugte zum Speichern seiner Bewertungen das Logbuch zurück und beendet damit gleichzeitig die Freigabe. Ab dann hat der Befugte keinen Zugriff mehr auf das Logbuch. Der Arzt in Weiterbildung muss es ihm für weitere Bewertungen erneut freigeben. Abb. 3 zeigt nun die im eLogbuch bestätigte Kompetenz in der ersten Stufe.
Abb. 3: eLogbuch - Bestätigte Kompetenzstrufe
► Bei Rückfragen an die Ärztekammer oder zum Ende der Weiterbildungszeit hat der Arzt in Weiterbildung die Möglichkeit, sein Logbuch der Landesärztekammer Hessen (LÄKH) freizugeben, um es dort prüfen zu lassen. Details zu diesem Vorgehen werden wir Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt erläutern.
Eine wichtige Eigenschaft der eLogbuch-Anwendung ist es, dass keine Einträge gelöscht werden. Sämtliche Bewertungsanfragen, Bewertungen und Kommentierungen werden protokolliert und gespeichert. Sie können zwar nachträglich korrigiert werden, allerdings sind die zuvor erstellten Einträge weiterhin sichtbar.
Damit ist die grundlegende Funktionsweise des eLogbuchs beschrieben und wir erläutern Ihnen nun die Registrierung und Anmeldung am eLogbuch.
Registrierung und Anmeldung
Bevor Sie als hessischer Arzt das eLogbuch verwenden und persönliche Logbücher anlegen können, müssen Sie sich zunächst als eLogbuch-Benutzer registrieren. Das ist in Hessen nur möglich über das Portal der LÄKH. Dies stellt sicher, dass Sie LÄKH-Mitglied sind, und erleichtert Ihnen auch später das Anmelden am eLogbuch. Sie müssen sich kein zweites Passwort merken!
Sollten Sie noch kein Benutzerkonto im Portal der LÄKH besitzen, müssen Sie sich zunächst dort registrieren. Diese Registrierungsmöglichkeit finden Sie unter der Adresse https://portal.laekh.de/
► Im ersten Schritt melden Sie sich nun im LÄKH-Portal an und wählen den Menüpunkt „Fort- und Weiterbildung → zum eLogbuch“ aus.
► Im folgenden Fenster treffen Sie zunächst die Auswahl, ob Sie ein eLogbuch-Konto als Ärztin/Arzt in Weiterbildung oder als Weiterbildungsbefugte/r einrichten möchten, siehe Abb. 4.
Abb. 4: Portal der LÄKH - Registrierung eines eLogbuch-Kontos
► Es folgt die Frage an Sie, ob ein bestehendes eLogbuch-Konto verknüpft oder ein neues erstellt werden soll, siehe Abb. 5.
Abb. 5: Portal der LÄKH - Registrierung eines eLogbuch-Kontos
Sollten Sie von einer anderen Ärztekammer nach Hessen wechseln, verfügen Sie unter Umständen schon über ein Konto im eLogbuch. Sie erhalten dann kein „neues“ Konto, sondern verwenden weiterhin Ihr bestehendes, da sich in diesem Konto ja Ihre bereits angelegten Logbücher befinden. Da in so gut wie allen Ärztekammern aus Sicherheitsgründen der eLogbuch-Zugang nur über die Portale der entsprechenden Kammern möglich ist, wird Ihr bereits vorhandenes eLogbuch-Konto mit Ihrem Mitgliederportal-Konto verknüpft.
Nach Prüfung Ihrer Daten bestätigen Sie Ihre Auswahl und Ihr Zugang wird eingerichtet. Sie können sich ab jetzt immer über diesen Weg aus dem Portal heraus mit einem Klick am eLogbuch anmelden, siehe Abb. 6.
Abb. 6: Portal der LÄKH - Anmeldung am eLogbuch
Benutzername
Sie müssen sich kein Passwort für das eLogbuch merken, da die Anmeldung ohne weitere Passworteingabe aus dem Portal der LÄKH möglich ist. Allerdings sollten Sie sich an geeigneter Stelle Ihren Benutzernamen notieren, den Sie von der LÄKH für das eLogbuch erhalten haben. Sie können ihn immer im Portal einsehen.
Da das eLogbuch eine bundesweit einheitliche Plattform für alle Ärztinnen und Ärzte in Deutschland darstellt, ist keine freie Wahl des Benutzernamens möglich. Dies stellt aber keinen Nachteil dar. Sie werden im eLogbuch immer mit Ihrem persönlichen Namen und Titel erwähnt und angesprochen. Der Benutzername ist allerdings wichtig für die erstmalige Zuordnung von Befugten zu Logbüchern. Diese Zuordnung kann nur über den Benutzernamen erfolgen, den der Arzt in Weiterbildung von seinem Befugten für diesen Zweck erhalten muss.
Ausblick: Anregungen erwünscht
Wir hoffen, Ihnen einen ersten Überblick über die eLogbuch-Anwendung und die Ausprägung in Hessen gegeben zu haben. Viele Details wurden hier nicht behandelt. Sie werden ausführlich in den bereits erwähnten FAQs erläutert und gegebenenfalls in weiteren Artikeln im Hessischen Ärzteblatt behandelt. Die Zusammenarbeit am Logbuch seitens des Arztes in Weiterbildung und seines Befugten sollte mit viel persönlicher Kommunikation erfolgen. Das eLogbuch soll und kann nicht die Kommunikation ersetzen, sondern eine einheitliche, strukturierte, verbindliche und vor allem kontinuierliche Dokumentation während der Weiterbildungszeit ermöglichen. Diese in der neuen Weiterbildungsordnung geforderte kontinuierliche Dokumentation bedingt, dass das Logbuch bereits zu Beginn der Weiterbildung angelegt wird.
Wir hoffen, dass dieses Werkzeug, natürlich mit den noch in den nächsten Jahren geplanten Anpassungen und Verbesserungen, langfristig allen Beteiligten die Arbeit erleichtert und Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöht.
Es wird auf diesem Weg sicher immer mal wieder holprig werden. Um die Stolpersteine zu erkennen und möglichst rasch zu beseitigen, brauchen wir jedoch Sie, die Anwender. Beteiligen Sie sich gerne an der Weiterentwicklung, indem Sie uns Anregungen, positive, aber auch kritische Rückmeldungen geben – so wie es eine Gruppe aus dem Kreis Ihrer Kolleginnen und Kollegen im Rahmen unserer hessischen Pilotphase bereits getan hat. Nur so sind die Ärztekammern in der Lage, die Anwendung weiterzuentwickeln und nutzbringend für alle Beteiligten zu gestalten. E-Mails richten Sie bitte an wbo2020@laekh.de
* Genderneutrale Sprache: Aus Gründen der Lesbarkeit wird im Text die männliche Form verwendet. Die Formulierungen beziehen sich jedoch auf Angehörige aller Geschlechter, sofern nicht ausdrücklich auf ein Geschlecht Bezug genommen wird.
Glossar rund um das eLogbuch
eLogbuch-Anwendung (eLogbuch): Eine elektronische Plattform (Web-Anwendung), die von Ärztinnen und Ärzten* angesurft werden kann und bundesweit die Logbücher verwaltet. An der eLogbuch-Anwendung können sich Ärzte in Weiterbildung, die Befugten sowie die dafür zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ärztekammern registrieren und anmelden.
Logbuch: Ein Element innerhalb des eLogbuches, in dem eine einzelne Facharztweiterbildung, Schwerpunktweiterbildung oder Zusatzbezeichnung dokumentiert werden kann. Das Logbuch ist im alleinigen Besitz des Arztes in Weiterbildung. Er kann ständig auf sein eigenes Logbuch zugreifen. Befugte und Ärztekammer können auf das Logbuch eines Arztes in Weiterbildung nur dann zugreifen, wenn es ihnen von diesem freigegeben wurde. Die Freigabe kann jederzeit vom Arzt in Weiterbildung zurückgenommen werden.
Bewertungsanfrage: Eine Selbsteinschätzung über eine erworbene Kompetenz (mit entsprechender Stufenangabe), die vom Arzt in Weiterbildung vorgenommen wird. Es sind optionale Kommentierungen möglich.
Bewertung: Die Beantwortung der Bewertungsanfrage. Diese wird vom Befugten vorgenommen und bestätigt, dass der Arzt in Weiterbildung die Kompetenz erworben hat. Selbstverständlich kann eine Bewertungsanfrage auch negativ beschieden, das heißt abgelehnt werden. Auch hier sind Kommentierungen möglich.
Freigabe: Das Zurverfügungstellen eines Logbuches durch den Arzt in Weiterbildung. Er kann das Logbuch dem Befugten freigeben und/oder der Ärztekammer. Er kann die Freigabe jederzeit zurückziehen.
Zurückgeben: Das Beenden der Freigabe durch den Befugten nach Abschluss seiner Bewertungen.
Ralf Münzing, Leiter EDV und Organisationsentwicklung
Nina Walter, Leiterin der Stabsstelle Qualitätssicherung, Versorgungsmanagement und Gesundheitsökonomie, Stv. Ärztliche Geschäftsführerin, Ärztliches Qualitätsmanagement
beide: Landesärztekammer Hessen
